Als deze optie is gekozen volgen een aantal stappen.
Geef een titel op bijvoorbeeld “Kort overleg project X”.
Geef de gewenste duur op van de vergadering die gepland moet worden, bijvoorbeeld 45 minuten.
Klik op de knop “Beschikbaarheid wijzigen” (zie dan plaatje 3).
Geef de data waartussen de afspraak moet plaatsvinden (begin en einddatum) en eventueel dagen en tijdblokken.
Fraai is dat er automatisch rekening zal worden gehouden met andere afspraken in uw Outlook agenda, deze tijd hoeft dus niet apart opgegeven te worden.
Klik op “Opslaan” om naar het eerste scherm terug te gaan (plaatje 2).
Er kan gekozen worden tussen een openbare reserveringspagina bijvoorbeeld voor op een website of een privé link die naar specifieke personen wordt gestuurd.
Geef aan of het een Teams vergadering is of een afspraak op locatie. Voeg eventueel een korte beschrijving toe.
Klik dan op “Maken”.
De ingevoerde gegevens worden getoond, maak eventueel nog wijzigingen.
Klik eventueel op “Reserveringspagina weergeven” om te zien hoe een ontvanger de uw pagina te zien krijgt.
Sluit het nieuw geopende tabblad om weer terug te keren.
Een link voor het maken van een afspraak kan bijvoorbeeld via email worden verstuurd.
Kopieer de koppeling om deze op te nemen in een email en verzend deze.
De ontvanger van de email ziet bij klikken op de link uw reserveringspagina en kan een afspraak inplannen door een datum en tijd te kiezen.
De afspraak wordt bevestigd door de “Reserveren” knop te gebruiken. Via een email bericht wordt de afspraak vastgelegd in uw agenda.
Wijzigen van bestaande reserveringsafspraken kan in de Outlook agenda via de knop “Reserveringspagina bewerken”.
Er kunnen meerdere reserveringspagina’s tegelijk actief zijn.
Een mooie nieuwe optie nu in Outlook Online.
Vraag je je af of Microsoft 365 iets is voor jouw gemeente? Twijfel je over bepaalde aspecten? Of weet je niet goed hoe je het aanpakt? Wat je vraag ook is, we praten er graag met je over door in een gratis adviesgesprek.