Waar deze licenties vooral goed ingezet kunnen worden is voor de computers van een kerkelijk bureau. Deze computers zijn van de organisatie en kunnen dan in het beheer van Microsoft 365 van de kerk worden opgenomen. Een groot voordeel hiervan is dat de PC dan vanzelf ook onderdeel wordt van de veel betere beveiliging van Microsoft 365 via de accounts. Een onveilige PC zonder wachtwoord kan dan niet meer omdat het Microsoft 365 wachtwoord altijd nodig is om toegang te krijgen tot de PC en ook tot de data van Office in de cloud.
Sinds kort heeft Microsoft de Premium licentie uitgebreid met Defender voor Business waarmee elke PC van het kerkelijk bureau dan ook antivirus en anti fishing beveiliging krijgt van bedrijfskwaliteit. De gratis virusscanners zoals Avast zijn dan niet meer nodig. De beheerder van de kerk krijgt op deze manier beter inzicht in het goed en veilig functioneren van de PC’s die in eigendom van de kerk zijn (dit systeem werkt dus niet voor privé PC’s die binnen de kerk in gebruik zijn).
Soms wordt gedacht om het Office pakket via een licentie van 365 op een PC in de kerk te krijgen, bijvoorbeeld een PC of laptop voor een beamer maar bedenk dan wel dat dit aan een account van een gebruiker zit gekoppeld en anderen zo bij de email van dat account kunnen. Dat is ook weer niet de bedoeling. Voor beamer en stream gebruik is het vaak handig om een los Office pakket aan te schaffen wat werkt zonder account en wachtwoord. Een los Office pakket kan door kerken besteld worden via Techsoup, daar moet dan wel even opnieuw een non-profit aanvraag vanuit de kerk worden gedaan. Een los pakket Office met onder andere PowerPoint koop je dan voor een klein bedrag van ongeveer € 35 voor gebruik op één computer.
Op deze manier hou je de beschikbare tien Premium licenties voor de echte veel gebruikers binnen de kerk. Gebruik dit niet om kerkmensen een plezier te doen zodat ze privé met Office kunnen gaan werken, dat is tegen de licentievoorwaarden. Als een licentie wordt uitgezet of als een kerkaccount vervalt doordat iemand uit functie gaat vervalt ook het gebruik van het Office pakket (de licentie verloopt dan) en privé moet iemand dan weer zelf een Office pakket aanschaffen indien nodig.
Vraag je je af of Microsoft 365 iets is voor jouw gemeente? Twijfel je over bepaalde aspecten? Of weet je niet goed hoe je het aanpakt? Wat je vraag ook is, we praten er graag met je over door in een gratis adviesgesprek.