Inrichten en beheren van Microsoft 365 voor kerken
info@fjellet.nl
078 – 200 06 20
Gratis adviesgesprek

Waarom Microsoft 365 voor kerken?

Microsoft 365 is het online platform van Microsoft om veilig en effectief met elkaar samen te werken in de cloud. Het maakt informatiebeheer binnen uw kerk zoveel makkelijker, sneller en prettiger. Vanuit onze expertise op het gebied van applicaties en persoonlijke betrokkenheid bij het kerkelijk leven, helpen we jullie graag optimaal op gang. We richten Microsoft 365 voor jullie in en ook bij de ondersteuning in het gebruik kun je op ons rekenen. Zo tillen we samenwerking binnen de kerkelijke gemeente op een hoger plan.

Waar veel kerken mee worstelen

Fragmentatie

Voor veel kerkelijke gemeenten is de informatiehuishouding een uitdaging. Heel begrijpelijk, met zoveel verschillende mensen die elk in hun eigen tijd en vanaf hun eigen plaats een steentje bijdragen. Documenten staan op diverse pc’s en laptops thuis en iedereen houdt er een eigen systeem op na. Algauw ligt op allerlei plaatsen iets en zijn er van één document verschillende versies in omloop. Het overzicht is kwijt.

Wildgroei

Bewaarbeleid? Archiefprotocol? De hoeveelheid informatie binnen kerkelijke gemeenten is groot en neemt alleen maar toe. Maar toch is er vaak geen goed beleid op informatiebeheer. Niemand voelt zich eindverantwoordelijk, waardoor ieder op zijn eigen manier met informatie omgaat. Ook bij het overdragen van een taak of portefeuille is de informatieoverdracht vaak niet goed geregeld.

Toegankelijkheid

De vertrouwelijke gegevens van kerkleden goed beschermen; het is makkelijker gezegd dan gedaan. Natuurlijk vind je het als kerk belangrijk om aan de eisen van de AVG te voldoen, maar onbedoeld gaat soms toch een excelletje van de ledenadministratie via de mail rond. Er is weinig grip op wie welke informatie precies heeft of krijgt. En wie waar bij kan. Zo kan niemand garanderen dat aan basale veiligheids- en privacy-eisen wordt voldaan.

Kwetsbaarheid

Veel documenten worden bij mensen thuis opgeslagen. Een duidelijke, overkoepelende structuur ontbreekt. Evenals een back-up om waardevolle bestanden terug te kunnen halen als een computer of laptop stukgaat. Ook voor het behouden van informatie voor de lange termijn is vaak niets geregeld. Daarmee lopen kerken het risico op digitale dementie in de toekomst; juridische maar ook informatie met culturele of kerkhistorische waarde raakt verloren.

Wat gebruik van Microsoft 365 oplevert

Centralisatie

Met Microsoft 365 werk je veilig en makkelijk digitaal samen. Alle kerkelijke informatie is op één centrale plaats beschikbaar. Informatie wordt niet meer rondgestuurd per mail, maar is voor iedereen te vinden in de cloud. Alle informatie is goed doorzoekbaar. Ook werk je gemakkelijk samen in één document, waarbij voorgestelde wijzigingen of reacties voor de schrijver in een oogopslag te zien en te verwerken zijn. Geworstel met meerdere versies is voorgoed verleden tijd.

Beheer

Microsoft 365 biedt veel mogelijkheden voor het beheren van informatie. Vaste en duidelijke mappenstructuren geven grip en maken opschonen eenvoudig. Het kerkelijk e-mailverkeer is afgebakend in speciaal hiervoor bestemde mailboxen. Denk bijvoorbeeld aan een eigen mailadres voor de scriba, de secretaris of een specifieke kerkenraadsportefeuille. Dit maakt ook overdracht veel gemakkelijker; alle documenten staan al in de cloud en de mailbox gaat gewoon mee naar de opvolger.

Afscherming

Kerkrentmeesters hoeven geen toegang te hebben tot verslagen van het pastoraat en een willekeurige commissie heeft niets te zoeken in de bestanden van de diaconie. Met Microsoft 365 hebben gebruikers alleen toegang tot informatie die voor hun functie of taak van belang is. Door het toekennen van autorisaties bepaal je eenvoudig wie welke informatie wel en niet mag inzien of ontvangen. Wel zo’n prettig idee, gezien de eisen op het gebied van beveiliging en privacy (AVG)!

Zekerheid

Informatie wordt in de cloud opgeslagen en daar continu gesynchroniseerd. Omdat er niets meer op lokale laptops of computers hoeft worden opgeslagen, voorkom je dat informatie verloren gaat. Een back-up is eigenlijk niet meer nodig; alles staat online. Informatie blijft ook op de lange termijn intact in een duidelijke en veilige archiefomgeving. Indien gewenst is overdracht naar een archiefinstelling van de overheid op termijn mogelijk (net zoals nu vaak ook met fysieke kerkelijke archieven gebeurt).

Onze werkwijze

Voordelen Microsoft 365

Gratis licenties

Je kunt gratis gebruikmaken van Microsoft 365 op basis van de ANBI-beschikking die je als kerkelijke gemeente hebt. Het dagelijkse gebruik kost je dus niets.

Centraal informatiebeheer

Alle informatie is op één centrale plaats beschikbaar en doorzoekbaar, informatie is altijd in de eigen en bredere context raadpleegbaar.

Digitale samenwerking

Alle kerkelijke functionarissen werken veilig en makkelijk digitaal samen in één online cloudomgeving. Zij delen informatie en sturen dit niet langer rond.

 

Vertrouwde software

Microsoft 365 bestaat uit applicaties waar veel mensen vertrouwd mee zijn, zoals Word, Excel, Teams en Outlook. Het sluit dus goed aan bij het dagelijkse gebruik.

Beveiligde omgeving

Door het toekennen van autorisaties bepaal je eenvoudig wie welk document wel en niet mag inzien. Zo is de veiligheid van vertrouwelijke informatie geborgd.

Referenties

Lees meer referenties
Menu