Slimme inrichting van Office 365 voor uw kerkelijke informatiehuishouding

WAT WIJ DOEN

Een informatieportaal in Office 365 is de ideale manier om als kerkelijke functionarissen veilig en effectief met elkaar samen te werken in de cloud. Dat werkt het beste wanneer uw informatieportaal slim en op maat is ingericht. Wij helpen u de brug te slaan tussen uw specifieke informatiehuishouding en de oplossingen van Office 365. Voor een vlekkeloze overstap, van voorbereiding tot livegang.

In hoofdlijnen op een rij wat u met het informatie-portaal wilt bereiken

1

Voorbereiding

Waar staat u nu en waar wilt u naar toe? In deze eerste fase zetten we onze ogen en oren open in uw kerkelijke gemeente. We onderzoeken hoe de huidige informatiehuishouding is ingericht, kijken mee naar uw kerkelijke processen en luisteren goed naar de wensen voor de nieuwe situatie. Zo zetten we in hoofdlijnen op een rij wat het informatieportaal voor u kan en moet betekenen.

Als kerk met een ANBI-status kunt u – onder bepaalde voorwaarden – gratis gebruikmaken van Office365. Wanneer de licentie hiervoor nog niet beschikbaar is, vragen we deze voor u aan bij Techsoup Nederland. In deze fase maken we verder een planning voor de inrichting en oplevering van het informatieportaal. Ook vragen we u één of twee beheerders aan te stellen met wie we contact zullen houden tijdens het hele traject.

In hoofdlijnen op een rij wat u met het informatie-portaal wilt bereiken

Informatiehuishouding in kaart & vertaling naar een optimaal portaal

2

Inventarisatie

Om uw informatieportaal slim in te kunnen richten, brengen we exact in kaart hoe de organisatie van uw kerkelijke gemeente eruitziet. Wat is de structuur en de ‘hiërarchie’? Welke kerkelijke staf en vrijwilligers gaan er met het informatieportaal werken? Welke specifieke wensen hebben zij? Op basis van deze informatie maken we een voorstel voor de inrichting. Voor een zo nauwkeurig mogelijke vertaalslag naar een optimaal portaal dat past bij uw kerkelijke organisatie.

In deze fase inventariseren we ook welke veranderingen de overstap naar het informatieportaal met zich meebrengt voor de gebruikers. We geven daarbij tips en adviezen om het informatiebeheer waar mogelijk te vereenvoudigen of efficiënter in te richten. Zodat het uw kerkelijke vrijwilligers zo makkelijk mogelijk wordt gemaakt.

Informatie-huishouding in kaart & vertaling naar een optimaal portaal

Specifieke inrichting van uw informatieportaal

3

INRICHTING

In deze fase vertalen we de geïnventariseerde eisen en wensen door naar functionaliteit. Met andere woorden: we richten het informatieportaal nu daadwerkelijk voor u in. We zetten bijvoorbeeld de nodige documenten over, stellen autorisaties in en automatiseren hoe lang bestanden bewaard moeten blijven. Ook maken we de kerkelijke mailboxen voor u aan, waarbij u overigens gebruik kunt maken van uw eigen domein.

In dit technische proces schakelen we steeds tussen de situatie binnen uw gemeente en de mogelijkheden van Office365. Met onze ervaring op het gebied van applicaties en onze actieve betrokkenheid bij het gemeenteleven, weten we deze twee werelden optimaal met elkaar te verbinden.

 

Specifieke inrichting van uw informatie-portaal

Controleren van uitgangspunten & eindcheck

4

controle

Voor we daadwerkelijk overgaan op informatiebeheer in de Cloud, lopen we alle uitgangspunten uit de voorgaande fasen nog eens grondig bij langs. Is overal aan gedacht? Werkt alles naar wens? Zijn we klaar om live te gaan?

Kortom: samen met uw beheerders controleren we in deze fase de complete inrichting van het informatieportaal. Ook brengen we in kaart waar we bij de overgang allemaal rekening mee moeten houden. Zo garanderen we een optimale start. Want natuurlijk wilt u niet voor verrassingen komen te staan.

 

Controleren van uitgangs-punten & eindcheck

Aan de slag & functionaliteiten in de vingers krijgen 

5

livegang

Het is zover: we kunnen live! We zetten aan de achterkant de ‘knop’ om en zorgen aan de voorkant voor een zachte landing. Het vergt altijd wat tijd om aan een nieuwe werkwijze te wennen en er vertrouwen in te krijgen. We staan paraat als er vragen rijzen of er onverhoopt toch iets niet naar behoren werkt.

In deze afrondende fase helpen we de beheerders daarnaast de functionaliteiten van het informatieportaal goed in de vingers te krijgen. Onze taak zit er pas op wanneer zij zich vertrouwd voelen met het systeem en daar zelf in kunnen werken. Wanneer u dat wenst, kunnen we ook extra instructies verzorgen of voor de lange termijn support en onderhoud blijven bieden.

 

Aan de slag & functionali-teiten in de vingers krijgen 

       Snel en succesvol
             starten met Office 365!

Snel en succesvol starten met Office 365!